Bu ekran, müşteri verilerini listelemeden analiz etmeye, dışa aktarmadan yeni veri eklemeye kadar birçok işlemi tek bir merkezde yönetmeniz için tasarlandı. Kapsamlı filtreleme, görselleştirme ve veri güncelleme seçenekleriyle operasyonel süreçlerinizi kolaylaştırır.Şimdi CRM ekranlarını adım adım keşfedin.
Müşteri Listeleme
CRM ekranı üzerinde yer alan müşteri filtreleme alanı, kullanıcıların projeye ait müşteri verilerini belirli kriterlere göre görüntülemesini sağlar. Bu bölümde yer alan filtre seçenekleri sayesinde kullanıcılar, atanmış, havuzda bekleyen, pasife alınmış veya tüm müşterileri kolayca listeleyebilir.
Proje Seçimi
Ekranın sağ üst köşesinde bulunan proje seçme alanı, kullanıcının yetkili olduğu projeleri listeler.
Kullanıcı, çalışmak istediği projeyi buradan seçmelidir. Seçilen projeye göre CRM ekranında görüntülenecek müşteriler, veriler ve diğer alanlar değişir.
Proje seçimi yapıldığında, sistem ilgili projeye özel tanımlı veri başlıklarını ve filtreleme opsiyonlarını yükler.
Not: Proje seçimi zorunludur. Her kullanıcı yalnızca kendi yetkili olduğu projeleri görebilir. Proje yönetim detayları için Proje Yönetimi kısmından detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz.
Veri Seçenekleri: Atama Listesi / Havuz / Pasif / Tümü
Proje seçildikten sonra, sistem otomatik olarak o projeye ait başlıkları, filtreleri ve yetkili müşteri verilerini yükler. Proje sekmesinin yanında bulunan kısımın üzerinden filitre seçenekleri belirlenir.
Aşağıda filtreleme seçeneklerinin işlevleri açıklanmıştır:
Atama Listesi: Kullanıcının (temsilcinin) yalnızca kendisine atanmış olan müşteri kayıtlarını listeler. Diğer temsilcilere ait veriler görüntülenmez.
Havuz: Henüz herhangi bir temsilciye atanmamış, sisteme yeni yüklenmiş ya da önceki temsilciden iade edilmiş müşteri kayıtlarını gösterir. Atama bekleyen veriler bu alanda bulunur.
Pasif: Operasyonel süreçte sonuç koduna bağlanarak ya da manuel müdahale ile pasife alınmış, işlem dışı kabul edilen müşteri kayıtlarını gösterir.
Tümü: Yukarıdaki tüm durumları kapsayan genel listelemeyi sağlar. Aktif, havuzda bekleyen ve pasif durumda olan tüm müşteri kayıtları bu filtreyle birlikte görüntülenebilir. Yetkilendirmeye göre görünüm sınırlandırılabilir.
Not: “Pasif” ve “Tümü” filtreleri, yalnızca ilgili yetkiye sahip kullanıcılar tarafından görülebilir. Sistemde varsayılan olarak “Atama Listesi” veya “Havuz” filtresiyle başlangıç yapılır.
Müşteri Bilgi Alanları
CRM ekranında listelenen müşteri verileri, iki ana kategori altında sınıflandırılır: Sabit Bilgiler ve Değişebilir Bilgiler. Bu alanlar, müşteriye ait verilerin sistemde nasıl işlendiğini anlamak ve doğru yorumlamak açısından kritik öneme sahiptir.
Sabit Bilgiler
Bu bilgiler, veri yükleme aşamasında sisteme tanımlanır ve manuel müdahale yapılmadığı sürece değişmez. Kullanıcı tarafından düzenlenmesi mümkün olmayan veya nadiren güncellenen alanlardır.
Müşteri Numarası: Sistemin her müşteri kaydı için otomatik veya manuel olarak ürettiği benzersiz tanımlayıcı.
Müşteri Adı: Veri yüklemesinde tanımlanır. Talep halinde güncellenebilir.
T.C. Kimlik Numarası: Yükleme sırasında girilir. Genellikle sabit tutulur ancak sistemsel olarak değiştirilebilir.
Kuyruk Bilgisi: Müşterinin dahil olduğu operasyonel işlem grubunu belirtir. Veri yüklenirken atanır ve sabit kabul edilir.
Not: Müşteri adı ve TCKN gibi bazı sabit alanlar elle güncellenebilir. Ancak sistem mantığında bu alanlar sabit olarak değerlendirilir.
Değişebilir Bilgiler
Bu alanlar, operasyon sürecine bağlı olarak sistemde otomatik ya da manuel olarak değişebilir. Temsilciler veya yöneticiler tarafından işlem yapıldıkça güncellenir.
Temsilci: Müşteri dosyasına atanan aktif kullanıcı. Atama işlemi manuel yapılabileceği gibi, sonuç kodlarına bağlı olarak otomatik de gerçekleşebilir.
Aktiflik: Müşteri kaydının sistemde işlem yapılabilir durumda olup olmadığını belirtir. Manuel olarak veya tanımlanmış bir sonuç kodu üzerinden pasife çekilebilir.
Sonuç Kodu: Arama sonrası müşteriye atanan işlem sonucudur. Her arama sonrası değişebilir.
Aksiyon Tarihi: En son işlem yapılan tarihtir. Sonuç kodu girildiğinde veya başka bir işlem yapıldığında otomatik güncellenir.
Son Arama Tarihi: Müşteri ile yapılan son aramanın tarihidir. Sistem tarafından otomatik olarak güncellenir.
Toplam Temas: Müşteriyle yapılan tüm aramaların toplam sayısını gösterir. Sistem bu bilgiyi telefon geçmişinden hesaplar.
Temas (Günlük Temas): O gün içerisinde yapılan temas sayısını ifade eder. Bu değer her gece yarısı sıfırlanır ve günlük performans ölçümü için kullanılır.
Günlük Temas Bilgisi: “Temas” alanı sistem tarafından her gece saat 00:00’da sıfırlanır. Bu alan sadece aynı gün içerisinde yapılan çağrı adetlerini gösterir. “Toplam Temas” alanı ise müşteriye ait geçmiş tüm aramaları içerir ve sıfırlanmaz.
Eski Temsilci / Yeni Temsilci Mantığı
Sistemde bir müşteri kaydı başka bir temsilciye atandığında, önceki temsilci bilgisi otomatik olarak “Eski Temsilci” alanına aktarılır. Böylece dosyanın geçmişte kimlerde olduğu takip edilebilir.
İlk atanan temsilci “Temsilci” alanına yazılır.
Yeni bir atama yapıldığında, önceki temsilci “Eski Temsilci” alanına alınır.
Her yeni atamada yalnızca bir önceki temsilci bilgisi saklanır. Daha eski temsilciler sistemde görünmez.
Not: Atamalar hem manuel olarak hem de sonuç kodlarına bağlı şekilde otomatik olarak yapılabilir. Yeni temsilci atanması durumunda sistem ilgili alanları otomatik günceller.
Müşteri Arama ve Filtreleme
CRM ekranı, kullanıcıların büyük veri setleri içinden belirli müşteri kayıtlarını hızlı ve etkili şekilde bulabilmesini sağlamak amacıyla gelişmiş arama ve filtreleme araçları sunar. Bu araçlar sayesinde kullanıcılar, müşteri bilgilerini farklı alanlar üzerinden arayabilir, kombinasyonlu filtreler oluşturabilir ve bu filtreleri kaydederek yeniden kullanabilir.
Alanlara Göre Arama
Kullanıcı, ekranın üst kısmında bulunan arama çubuğu üzerinden belirli müşteri bilgilerini girerek doğrudan arama yapabilir. Arama yapılabilen sabit alanlar şunlardır:
İsim – Soyisim
T.C. Kimlik Numarası
Müşteri Numarası
Telefon Numarası
Ürün Numarası veya Ürün Adı
Temsilci Bilgisi
Not: Sistem sadece bu alanlar üzerinden değil, müşteriye özel tanımlanmış bazı özel (custom) alanlar üzerinden de arama yapılmasına izin verir. Bu alanlar müşterinin projesine göre değişiklik gösterebilir.
Filtreleme Kombinasyonları
Kullanıcılar, sistemdeki müşteri verilerini daha hassas bir şekilde incelemek ve yönetmek için birden fazla filtreleme kriterini aynı anda kullanabilir. Bu kombinasyonlar sayesinde çok sayıda veri içinden yalnızca ihtiyaç duyulan kayıtlar süzülür.
Temel Filtreleme Kriterleri
Aynı anda birden fazla kritere göre filtreleme yapılabilir. Örneğin:
Kuyruk: Belirli bir kampanya ya da operasyon grubuna ait müşterileri listeler.
Temsilci: Yalnızca belirli bir temsilciye atanmış kayıtlar görünür.
Aktiflik: Aktif, pasif veya havuzda bulunan kayıtları süzer.
Sonuç Kodu: Daha önce belirli bir sonuç kodu ile işlem yapılmış müşteriler listelenir.
Aksiyon / Atama / Son Arama Tarihi: Belirli tarihlerde işlem gören kayıtlar süzülür.
Toplam Temas ve Günlük Temas: Temas sayısına göre müşteriler filtrelenebilir.
Telefon Durumu: Telefon bilgisi olan/olmayan müşteriler seçilebilir (detay aşağıda).
Özel Alanlarla (Custom Field) Filtreleme
Her proje için tanımlanabilen özel (custom) alanlar, müşteri verisine özgü filtreleme yapılmasını sağlar. Örneğin, “Bölge”, “Kampanya Tipi”, “Ürün Grubu” veya “Segment” gibi alanlar özel olarak tanımlanabilir.
Bu alanlar, veri yükleme sırasında Excel üzerinden belirlenir ve sisteme entegre edilir.
Filtreleme panelinde ilgili özel alanlar otomatik olarak görünür.
Kullanıcı, bu özel alanları kullanarak kendi operasyonuna özgü detaylı filtrelemeler oluşturabilir.
Not: Özel alanların filtreleme panelinde görünmesi için, ilgili projenin veri yapısında tanımlanmış olması gerekir.
Telefonu Olmayan Müşterilerin Filtrelenmesi
Sistem, veri yükleme sırasında müşteri kayıtlarına ait telefon numaralarını ayrı kolonlar (telefon1, telefon2, cep vs.) olarak tanımlar. Filtreleme panelinde “Telefonu Olmayanları Getir” seçeneği sayesinde, sistemde telefon alanı boş olan tüm müşteriler listelenebilir.
Dikkat Edilmesi Gerekenler:
Telefon alanlarının doğru şekilde eşleştirilmesi gerekir. Excel yükleme sırasında kullanıcı telefon numarasını yanlışlıkla başka bir alana bağlarsa (örneğin TC alanına), sistem bu kaydı “telefonu olmayan müşteri” olarak algılar.
Bu tür hatalı eşleşmeler, yükleme sırasında oluşabilecek en yaygın hata kaynaklarından biridir.
“Telefonu olmayan müşteriler” filtrelenip topluca silinebilir, bu işlem veri kalitesini artırmak için yaygın olarak kullanılır.
Tavsiye: Telefon numarası alanlarının sistemde doğru eşleştirildiğinden emin olun. Aksi halde arama yapılacak kayıtlar sistemde görünmez.
Filtreyi Kaydetme ve Geri Çağırma
Kullanıcı, sık kullandığı filtre kombinasyonlarını sistemde kaydedebilir. Böylece her kullanımda aynı ayarları manuel olarak yeniden seçmek zorunda kalmaz.
Filtreleme tamamlandıktan sonra ekranın sağ üst kısmında “Filtreyi Kaydet” butonu görünür.
Filtreye özel bir ad verilerek sistemde saklanır.
Kullanıcı, filtre adını seçerek bu filtreyi dilediği zaman geri çağırabilir.
Bu özellik, özellikle operasyon yöneticileri ve süpervizörlerin sık kullandığı veri görünümlerine kolayca ulaşmasını sağlar.
Veri Görselleştirme ve Başlık Yönetimi
CRM ekranında müşteri verileri tablo halinde sunulur. Bu tablo, her kullanıcının ihtiyacına göre özelleştirilebilecek şekilde tasarlanmıştır. Kullanıcılar; hangi sütunların görüneceğini, hangi sırayla listeleneceğini ve hangi alanların öne çıkacağını tamamen kendileri belirleyebilir.
Bu esneklik, büyük veri kümelerinde daha verimli çalışmayı ve gereksiz bilgi kalabalığını önlemeyi sağlar.
Sütun Görünürlüğü
Kullanıcı, ekranın sağ üst kısmında arama çubuğu üzerinde yer alan “Başlık Ayarları” paneli aracılığıyla tablo görünümünü özelleştirebilir:
Hangi sütunların görünmesini istediğini işaretleyerek tabloyu sadeleştirebilir.
İşaretini kaldırdığı sütunlar tabloda gizlenir.
Özellikle aktif kullanılmayan özel alanlar ya da tarih/sayısal sütunlar gizlenerek daha sade bir çalışma alanı elde edilebilir.
Sürükle Bırak ile Başlık Sıralama Yönetimi
Tablodaki sütunlar, kullanıcı tarafından sürükle-bırak yöntemiyle yeniden sıralanabilir:
Başlık adının yanındaki noktacıklı tutma alanı kullanılarak istenen başlık yukarı veya aşağı taşınır.
Böylece örneğin “Telefon Numarası” ilk sütuna, “Toplam Temas” en sona alınabilir.
Bu işlem herhangi bir teknik bilgi gerektirmeden fareyle basit bir hareketle yapılır.
Not: Bu işlem sadece kullanıcının kendi ekran görünümünü etkiler. Diğer kullanıcıların sıralaması değişmez.
Başlık Yapılandırmasının Otomatik Kaydı
Kullanıcının yaptığı başlık değişiklikleri (görünürlük ve sıralama), sistem tarafından otomatik olarak kaydedilir:
Bir kullanıcı tabloyu kendine göre özelleştirdikten sonra sayfayı yenilese bile yaptığı düzenlemeler korunur.
Aynı kullanıcı sisteme tekrar giriş yaptığında da kendi yapılandırması geçerli olur.
Bu sayede her kullanıcı kendi çalışma alışkanlıklarına göre en verimli tablo yapısını oluşturabilir.
Sistem varsayılan olarak tüm başlıkları görünür şekilde sunar. Ancak yapılan her düzenleme kalıcı olarak kişiye özel saklanır.
Analiz Paneli
Veri yönetim ekranında, operasyonel süreci daha etkin izlemek ve karar alma süreçlerini desteklemek amacıyla özel olarak tasarlanmış bir analiz paneli bulunmaktadır. Bu panel, sistemdeki müşteri verilerinin o anki durumunu özetler ve görselleştirir.
Analiz Paneline Erişim
Ekranın üst kısmında, arama çubuğunun sağ tarafında bulunan grafik simgeli butona tıklayarak analiz paneli açılır.
Bu analiz, uygulanmış filtre veri(data) setine göere analiz gerçekleştirir.Yani sistem, gösterilen veriler üzerinde analiz yapar.
Genel Müşteri Dağılımı Anlizi
Analiz paneli, seçili filtreye göre sistemdeki müşteri verilerini kategorilere ayırarak aşağıdaki temel istatistikleri sunar:
Toplam Müşteri Sayısı
Aktif Müşteri Sayısı
Pasif Müşteri Sayısı
Havuzdaki Müşteri Sayısı
Hiç Aranmamış Müşteriler
En Az Bir Kez Aranmış Müşteriler
Ulaşılan Müşteriler
Görüşme Gerçekleşen Müşteriler
Bu veriler, grafik ve sayısal kart yapısıyla sunularak kullanıcıya kolay okuma imkânı ve hızlı analiz imkanı sağlar.
Kırılım Seçenekleri
Kullanıcı, analiz paneli içerisinde en fazla 3 farklı alanda kırılım yaparak detaylı dağılım incelemesi gerçekleştirebilir.
Örnek kırılımlar:
Kuyruk → Temsilci → Sonuç Kodu
Kampanya → Bölge → Aktiflik
Temsilci → Ürün Tipi → Temas Sayısı
Not: 4 veya daha fazla alan seçilmesine sistem izin vermez. Seçim sınırı aşıldığında yeni alan eklenemez; kullanıcı bu durumu görsel olarak anlar ancak sistem herhangi bir hata mesajı vermez.
PDF Olarak Çıktı Alma
Analiz ekranı, oluşturulan grafik ve özet bilgileri içeren bir PDF çıktısı alma imkânı da sunar.
“PDF İndir” butonuna tıklandığında, seçilen kırılımlara ve filtreye göre özel olarak oluşturulmuş özet rapor kullanıcıya sunulur.
Bu rapor, operasyonel performans takibi, ekip içi raporlama ve yöneticilere sunum hazırlığı için kullanılabilir.
PDF çıktısı, kırılım yapılan alanlara göre gruplandırılmış istatistikleri ve temel grafik yapıları içerecek şekilde yapılandırılmıştır.
Dışa Aktarma İşlemleri
CRM veri yönetim ekranı, kullanıcıların filtreledikleri müşteri listelerini sistemden dışa aktarmasına olanak tanır. Bu özellik, operasyonel raporlama, analiz ve manuel işlem gerektiren durumlarda pratik çözümler sunar.
Dışa aktarma işlemi, filtreleme sonrası aktif hale gelir ve farklı kriterlere göre veri çıkışı alınabilir.
İndirme Türleri ve Seçenekler
Veriler; müşteri bazlı, telefon bazlı veya ürün bazlı olarak sistemden indirilebilir. Her biri ayrı ihtiyaçlara göre yapılandırılmıştır.
Müşteri Bazlı İndirme
Her müşteri, yalnızca bir satır olarak görünür.
Müşteriye ait temel bilgiler, özel alanlar ve güncel durum bilgileri yer alır.
Telefon Bazlı İndirme
Müşteriye ait her telefon numarası ayrı bir satır olarak çıkar.
Örneğin, bir müşterinin üç telefonu varsa Excel dosyasında üç satır yer alır.
Aktif, pasif veya tüm telefonlar seçilerek filtrelenebilir:
Aktif Telefonlar: Sistemde aranabilir durumda olan, kara listede veya hatalı olmayan numaralar.
Pasif Telefonlar: Daha önce arama sonucu kara listeye alınmış ya da geçersiz olarak işaretlenmiş numaralar.
Tümü: Tüm telefon numaraları (aktif + pasif) birlikte indirilir.
Ürün Bazlı İndirme
Müşterinin sahip olduğu her ürün ayrı satırda listelenir.
Aynı müşterinin birden fazla ürünü varsa, her biri ayrı satır olarak görünür.
Bu yöntem, ürün bazlı kampanya veya aksiyon raporlamaları için tercih edilir.
Not: Bir müşterinin 15 ürünü varsa, çıktı dosyasında 15 satır olarak görünür.
Örnek Kullanım Senaryosu
Kullanıcı, önce istediği filtreleri uygular (örn. sadece havuzdaki, telefonu olan müşteriler).
Ardından sağ üstte yer alan “İndir” butonuna tıklar.
Açılan seçenekler arasından:
Müşteri bazlı
Telefon bazlı (aktif/pasif/tümü)
Ürün bazlı tercihlerinden birini yapar.
Sistem filtreye uyan verileri anlık olarak hazırlar ve Excel (.xlsx) formatında dışa aktarır.
Dikkat Edilmesi Gerekenler
Excel çıktıları sistemin tanımlı başlık düzenine göre sabit yapıda gelir.
Custom (özel) alanlar, projeye özgü olarak eklenmişse, çıktılarda da yer alır.
Çok büyük veri setlerinde performans gereği sistem, satır sayısını sınırlandırabilir veya sayfalama uygulayabilir.
Tavsiye: Müşteriyle ilgili tüm detayları almak isteyen kullanıcılar, “Tümü” filtreleme seçeneğini ve “Telefon Bazlı” indirme türünü birlikte kullanabilir.
Yeni Müşteri Ekleme
Sistem, yalnızca dışarıdan toplu veri yüklemeyi değil, aynı zamanda tek tek manuel müşteri eklemeyi de destekler. Bu özellik, istisnai durumlarda hızlıca tek bir müşteri kaydı oluşturmak isteyen kullanıcılar için geliştirilmiştir.
Manuel Müşteri Girişi
Ana ekranın sağ üst kısmında yer alan “+” (artı) butonu aracılığıyla yeni müşteri ekleme penceresi açılır.
Açılan formda, sistemde daha önce tanımlanmış olan başlık alanları görünür.
Kullanıcı, ilgili alanlara müşteri bilgilerini yazarak yeni bir kayıt oluşturabilir.
Ekleme formu, çalışılan projeye özel olarak yapılandırılmıştır. Her projenin alan yapısına göre farklı giriş alanları olabilir.
Zorunlu Alanlar
Yeni müşteri ekleme formunda bazı alanlar doldurulmadan kayıt işlemi tamamlanamaz:
Telefon numarası: Müşterinin iletişime geçilebilir olması için zorunludur.
Kuyruk: Hangi operasyonel süreç içinde yer alacağını belirler.
Müşteri Numarası: Doldurulması zorunlu değildir. Kullanıcı bu alanı boş bırakırsa sistem otomatik olarak bir müşteri numarası üretir.
Not: Otomatik atanan müşteri numaraları benzersizdir.
Yetki Gereksinimi
Manuel müşteri ekleme işlemi, her kullanıcı tarafından gerçekleştirilemez. Bu işlemi yapabilmek için aşağıdaki şartlar sağlanmalıdır:
Kullanıcının proje bazında yetkili olması gerekir.
“Yeni müşteri ekle” yetkisine sahip kullanıcı rolleri (örneğin Supervisor, Admin) bu işlemi gerçekleştirebilir.
Temsilci düzeyindeki kullanıcılar, yetki tanımlanmadığı sürece bu formu göremez veya işlem yapamaz.
Sistem, yetki dışı kullanıcılar için “+” butonunu pasif hale getirir veya tamamen gizler.
Veri Yükleme
CRM sisteminde müşteri verilerinin sisteme aktarılması işlemi, gelişmiş Excel tabanlı veri yükleme modülü ile yapılır. Bu modül, esnek yapısı sayesinde farklı formatlarda gelen verileri kolayca sisteme entegre etmenizi sağlar. Veri yükleme paneline sağ üst köşese bulunan "üç nokta" simgesinden ulaşabilirsiniz.
Excel Dosyası Formatı ve Sayfa Seçimi
Yalnızca .xlsx uzantılı Excel dosyaları desteklenir.
Dosya yüklendiğinde sistem içindeki tüm sayfalar (sheet) listelenir.
Kullanıcı hangi sayfayı kullanmak istiyorsa o sayfayı seçmelidir.
Eğer dosyada yalnızca tek bir sayfa varsa sistem otomatik olarak onu kullanır.
Not: Yüklemeye başlamadan önce Excel dosyasının düzenli ve sütun başlıklarının belirli olması önerilir. Sistem, karmaşık yapıları da yönetebilir ancak sade şablonlar daha sağlıklı sonuç verir.
Sürükle Bırak ile Alan Eşleme
Excel sayfası yüklendikten sonra sol tarafta Excel sütun başlıkları, sağ tarafta sistemde tanımlı veri alanları görünür.
Kullanıcı, sol taraftaki alanı tutup sağdaki karşılık gelen sisteme sürükleyerek bırakır.
Örnek: Excel’de “isim” yazan alanı, sistemdeki “Müşteri Adı” alanına sürükleyerek eşleştirirsiniz.
Telefon, TCKN gibi kritik alanlar yanlış eşlenirse sistem veriyi eksik ya da hatalı algılayabilir. Özellikle telefon eşlemeleri dikkatle yapılmalıdır.
Kolon Birleştirme ve Veri Ekleme
Bazı bilgiler (örneğin ad ve soyad) ayrı kolonlardaysa, sistem bu kolonları birleştirmenize olanak tanır:
“Kolonları Birleştir” seçeneği ile birden fazla alan tek bir alana dönüştürülebilir.
Örnek: “Ad” + “Soyad” → “Ad Soyad”
Birleştirme sırasında ayraç (örneğin boşluk) seçilebilir.
Ayrıca, sisteme yeni veri başlıkları da eklenebilir
Örnek: Bir veri setinde müşteri için birden fazla telefon numarası içeriyorsa sağ panel üzerinden eşleştirme yapmak üzere "+" butonunu kullanarak phone2 phone3 gibi yeni başlıklar oluşturulabilir telefon bilgisi için başlık kesinlikle "phone" kelimesi içermelidir.
Hesaplama Alanları (Toplam Tutar vb.)
Sisteme aktarılan veriler üzerinde otomatik hesaplamalar yapılabilir. Bu özellik, özellikle ürün, tutar, işlem adedi gibi alanlarda kullanılır.
Örnek: Aynı müşteriye ait birden fazla ürün varsa ve her ürünün fiyatı farklıysa, “Toplam Tutar” alanı oluşturularak sistem bu değerleri toplayabilir, ortalamasını alabilir veya adedini hesaplayabilir.
Desteklenen işlemler: Toplam (Sum), Ortalama (Average), Minimum, Maksimum, Adet (Count)
Bu işlemler, yükleme aşamasında sistem tarafından otomatik yapılır. Sonradan hesaplama gerekmez.
Şablon Kaydetme ve Kullanma
Yapılan eşlemeler ve ayarlar şablon olarak kaydedilebilir.
Bu sayede aynı formatta gelen dosyalar tekrar yükleneceğinde, sistem önceden kaydedilmiş şablonu otomatik olarak uygular.
Kullanıcı “şablon seç” diyerek yükleme sürecini hızlandırabilir.
Şablonlar kullanıcı bazlıdır. Her kullanıcı kendi şablonlarını görebilir.
Kayıt Güncelleme vs. Yeni Kayıt Ekleme Farkı
Sistem, Excel'de gelen her satır için şu kontrolü yapar:
Eğer eşleşen müşteri numarası sistemde zaten varsa, kayıt güncellenir.
Eğer yoksa, sistem bu kaydı yeni müşteri olarak ekler.
Kullanıcı, isterse “Var olan müşterileri kontrol etmeden yükleme yap” seçeneğini işaretleyebilir. Bu durumda sistem hiçbir güncelleme yapmaz, tüm kayıtları baştan yazar.
Excel Dışı Verileri Pasife Çekme Seçeneği
Bu seçenek, projede halihazırda var olan ancak yüklenen Excel dosyasında olmayan müşteri kayıtlarının pasife alınmasını sağlar.
Kullanıcı bu seçeneği işaretlediğinde:
Sadece Excel’de yer alan müşteriler aktif kalır.
Diğer tüm müşteriler sistem tarafından pasif duruma çekilir.
Bu işlem özellikle kampanya veya liste temizliği gibi işlemlerde kullanılır.
Etkisi büyüktür. Yanlışlıkla işaretlenirse önemli kayıtlar pasif olabilir.
Telefon Geçmişi Eşlemesi ve Toplam Temas Güncellemesi
Yükleme sırasında sistem, telefon numaralarının geçmişte ne kadar arandığını kontrol eder:
Aynı telefon numarası daha önce arandıysa, yeni kayda geçmiş temas bilgisi de eklenir.
Örneğin bir numara sistemde 5 kez aranmışsa, toplam temas bilgisi “5” olarak yazılır.
Bu özellik sayesinde temas sayısı sıfırlanmaz; geçmiş veri korunur.
Veri Yükleme için Proje ve Kuyruk Seçimi
Tüm işlemleri tamamladıktan sonra Proje ve kuyruk tercihlerinizi işaretleyip yükle butonuna basarak veri yükleme sürecini tamamlayabilirisniz.
Veri yükle butonuna basmadan önce önizleme yapmanız tavsiye edilir.
Veri Yönetimi (Güncelleme)
Sistemde kayıtlı müşteri verileri, ihtiyaç halinde Excel üzerinden topluca güncellenebilir. Bu işlem genellikle veri yenileme, bilgi düzeltme veya kampanya bazlı içerik değişikliklerinde tercih edilir. Bu panele ulaşmak için sağ üst köşede bulunan "üç nokta" simgesine tıklayıp, veri yönetimini seçmeniz gerekmektedir.
Müşteri Bilgilerinin Excel ile Güncellenmesi
Kullanıcı, güncellemek istediği müşteri bilgilerini içeren Excel dosyasını sisteme yükler.
Yükleme sırasında sistem, dosyadaki kayıtlarla sistemdeki mevcut kayıtları eşleştirir.
Eşleştirme kriterleri (müşteri no, TCKN, özel alan) kullanıcının seçimine bağlıdır.
Eşleşen kayıtlar sistemde güncellenir, eşleşmeyenler yeni kayıt olarak eklenmez (varsayılan davranış).
Yalnızca istenen alanlar güncellenir; diğer bilgiler sistemde korunur.
Güncelleme yaparken dosyada sadece değişmesini istediğiniz alanları bulundurmanız yeterlidir. Diğer başlıkları oluşturmanıza gerek yoktur.
Format ve Örnek Senaryolar Satır Gösterimi
Sisteme Excel/olarak yüklenecek müşteri güncelleme dosyası, belirli kurallara uygun biçimde hazırlanmalıdır. Aksi takdirde veriler işlenmez veya hatalı sonuçlar oluşur.
Aşağıdaki örnekler, sistemin doğru çalışması için gereken sütun adları, veri tipleri ve senaryoları kapsamaktadır.
Temel Format (Minimum Alanlar)
customer_no | customer_name | assigned_agent | finish_code |
519059357 | Volkan Çolak | erdem.karaduman\@voyce | Ödeme Sözü Alındı |
customer_no: Müşteriyi benzersiz şekilde tanımlar. Bu alan zorunludur. Sistemdeki veriyi bu alana göre eşleştirir.assigned_agent: Müşteriye atanacak yeni temsilcinin kullanıcı adı. (Örn:erdem.karaduman@voyce)ex_agent: Önceki temsilcinin kullanıcı adı. Sistem bu bilgiyi sadece karşılaştırma/log amacıyla tutar.assign_date: Müşteri atamasının ne zaman yapıldığını belirtir. Format:YYYY-MM-DD HH:mmTelefon: Telefon numarası ve açıklaması virgül ile yazılır. (Örn:05526350190,kendisi)status: Müşterinin genel durumu. Kabul edilen değerler:C,U,K,E,I,S,Mfinish_code: Görüşme sonucu kodu. (Örn:Daha Sonra Aranacak,Olumsuz,Satış Gerçekleşti)action_date: Müşteriyle yeniden görüşme tarihi (örneğin randevu zamanı). Format:YYYY-MM-DD HH:mmactive: Müşteri kaydının sistemde aktif olup olmadığını belirtir. Kabul edilen değerler:true,falsetotal_attempts: Müşteriyle yapılan toplam arama denemesi sayısı. Sayısal değer olmalıdır.attempts: Günlük arama hakkı (daily limit) içinde kalan arama sayısı. Sistem günlük sıfırlama yapabilir.customer_name: Müşterinin adı ve soyadı. (Örn:VOLKAN ÇOLAK)customer_identifier: Müşterinin TCKN veya özel bir kimlik numarası. (Örn:11111111111)Toplam Tutar(veya başka özel alanlar): Her türlü kampanya, ücret, özel durum gibi değerler için özel başlıklar eklenebilir. (Örn:Toplam Tutar,Kampanya Tipi,Notlargibi başlıklar sisteme esneklik sağlar.)create_date: Müşteri kaydının ilk oluşturulma tarihi. (Genellikle sistem tarafından atanır.)insert_date: Sistemdeki son arama tarihdir.
Sık Karşılaşılan Senaryolarla Örnekler
Yanlış Atanmış Temsilci Düzeltmesi
customer_no | assigned_agent | ex_agent |
519059357 | erdem.karaduman\@voyce | ersever.burak\@voyce |
Açıklama: Müşteri yanlış temsilciye atanmış. “assigned_agent” değiştirilerek doğru kişiye aktarılıyor. “ex_agent” alanı bilgi amaçlı yazılır, sistem onu sadece veri karşılaştırması için kullanır (gerekirse log tutulur).
Yeni Aksiyon Tarihi Belirleme
customer_no | action_date | finish_code |
519059357 | 2025-07-28 15:00 | Daha Sonra Aranacak |
Açıklama: Müşteriye randevu verilmiş. Sistem bu tarihte otomatik olarak C (Callable) statüsüne geçirir.
Pasife Çekilecek Kayıt
customer_no | active |
519059357 | false |
Açıklama: Bu müşteri sistemden pasife alınır. Arama listelerinden çıkar.
Telefon Düzeltme ve Format Güncelleme
customer_no | Telefon |
519059357 | 05526350190,kendisi |
Açıklama: Telefon formatı düzeltilmiş. “kendisi” açıklamasıyla birlikte virgül ile yazılır.
Toplam Tutar ve Ekstra Alanlar Güncellemesi
customer_no | Toplam Tutar | Kampanya Tipi |
519059357 | 4095 | Gold Paket |
Açıklama: Bu alanlar sistemdeki müşteri profilini zenginleştirir. Başlıklar dilediğiniz gibi tanımlanabilir.
Kritik Notlar
customer_noeşleşmezse satır işlenmez.Excel başlıkları sistemdeki alan adlarıyla birebir eşleşmelidir. (Örn: "assigned_agent" değil de "Atanmış Temsilci" yazarsanız sistem tanıyamaz.)
Oluşturulmamış başlıklara sistem tarafından herhangi bir işlem yapılmaz. Fakat başlık oluşturulup bilgi boş bırakılırsa boş bırakılan bilgi sistemde boş olarak güncellenir.
“Telefon” kolonunda numara bilgisi ve açıklama virgül ile yazılmalıdır:
05051234567,Volkan Ersever
Hatalardan Kaçınmak İçin 3 Akıllı İpucu
Önce yedek alın: Veri yüklemeden önce projedeki müşteri listesini dışa aktararak elinizde bir yedek bulundurun.
Az sayıda satırla test yapın: İlk yüklemede yalnızca 1-2 satırlık küçük bir Excel ile deneme yaparak her şeyin doğru çalıştığından emin olun.
Güncelleme yapılan alanları vurgulayın: Excel’de değiştirilen alanları renklendirmek sizin kontrolünüzü kolaylaştırır. (Sistem görmez ama siz hata yapmazsınız.)
Temsilci Atama
Müşteri kayıtlarının uygun temsilcilere atanması, operasyonel verimliliğin temel adımlarından biridir. Sistem, bu işlemi hem manuel hem toplu atama mantığıyla, filtreleme ve eşit dağıtım destekleriyle birlikte sunar.
Filtreye Göre Toplu Temsilci Atama
Kullanıcı, müşteri listesi üzerinde filtreleme yaparak hangi kayıtların atanacağını belirler.
Ardından üç nokta > “Temsilci Atama” ekranına geçer.
Burada yalnızca filtreye uyan kayıtlar gösterilir.
Kullanıcı, bir veya birden fazla temsilci seçerek atama işlemini başlatabilir.
"Sadece atanması olmayanları getir" kutucuğu işaretlendiğinde herhangi bir atması bulunmayan müşteri seti dağıtılmak üzere getirilir. Bu durumda eski/yeni temsilci durumu oluşmaz.
Not: Sistem yalnızca aktif ve atamaya uygun müşteri kayıtlarını listeler. Pasif müşteriler veya daha önce kapatılmış kayıtlar atanamaz.
Sıralama Seçenekleri ve Eşit Dağıtım Mantığı
Atama işlemi öncesinde kayıtlar; müşteri no, bakiye, temas sayısı, özel alanlar gibi kriterlere göre sıralanabilir.
Sıralamadan sonra temsilcilere eşit sayıda ve sıra ile atama yapılır.
Örneğin: 4 temsilci seçildiyse 40 kayıt sırayla 10’ar olarak dağıtılır. Bu dağıtım bakiye bazlı da olabilir verilen toplam bakiyeyi sistem temsilcilere eşit şekilde böylmeye çalışır.
Eski ve Yeni Temsilci Takibi
Her atama işlemi sonrası sistem, müşteri kaydındaki aşağıdaki alanları otomatik günceller:
Yeni Temsilci: Güncel atama yapılan kullanıcı.
Eski Temsilci: Önceki temsilci (eğer varsa).
Atama Tarihi: İşlemin yapıldığı tarih.
Sistem yalnızca son atamayı kaydeder. Daha önceki temsilci geçmişi tutulmaz.
Hatalı / Eksik Atama Durumlarında Geri Dönüş
Temsilciye yanlışlıkla atanan bir kayıt varsa:
Kullanıcı bu kaydı tekrar havuza çekebilir,
Veya yeni bir temsilciye manuel olarak yeniden atayabilir.
Bu gibi geri alım işlemlerini Veri Yönetimi (Güncelleme) > Temsilci atama güncelleme örneğine göz atabilirsiniz.
Sistem, her atamadan sonra atama logu oluşturarak işlem geçmişine kaydeder.
Toplu İşlem Modülü
Toplu İşlem Modülü, yöneticilere birden fazla müşteri kaydını aynı anda güncelleme yetkisi verir. Bu sayede operasyonel hız artar, veri tutarlılığı sağlanır ve manuel hatalar azaltılır.
Modül; sonuç kodu güncelleme, aktif/pasif durumu değiştirme gibi işlemler için geliştirilmiştir.
Sonuç Kodu Güncelleme
Sistem üzerinden filtreleme veya manuel seçimle belirlenen müşteri kayıtlarına aynı anda sonuç kodu atanabilir.
Bu işlem genellikle:
Kampanya sonu kodlaması,
Temas başarısızlığı,
Toplu elenme gibi senaryolarda kullanılır.
Nasıl yapılır:
Müşteri listesinde filtreleme veya çoklu seçim yapılır.
Üç nokta > Toplu İşlem > Sonuç Kodu Güncelle seçeneği seçilir.
Açılan panelde uygun sonuç kodu seçilir ve işlemi onaylanır.
İşlem sonrası tüm seçilen kayıtların “sonuç kodu” alanı güncellenir ve sistemdeki aksiyon tarihi de güncellenmiş sayılır.
Toplu Aktif / Pasif İşlemleri
Kullanıcı, birden fazla müşteri kaydını tek adımda aktif veya pasif hale getirebilir.
Özellikle yanlışlıkla pasife alınan kayıtların geri kazandırılması veya kampanya sonu otomatik pasif işlemleri bu yöntemle yapılır.
Nasıl yapılır:
Toplu işlem menüsünden Durum Güncelleme seçeneği seçilir.
“Aktif yap” veya “Pasif yap” tercihi yapılır.
Seçili kayıtlar tek seferde işlenir.
Aktif/pasif işlemleri sonrası, bu kayıtlar temsilci listelerinde yeniden görünür veya listelerden tamamen çıkarılır. Onay bölümünde kaç data üzerinde işlem yapılacağı gözükür yani sadece yapılacak işlem adeti değil toplam filitrelenmiş veri sayısını verir.
"Aktif yap" seçimi pasif duurmda olan müşterileri aktif duruma çekerken ayrıca aktif olan ama arama yapılamaz durumdaki müşterileri de "C - Callable" durumuna geçirir.
Pasif Müşterilerin İşlem Dışı Kalması
Pasif durumdaki müşteriler sistemde işlem dışı sayılır.
Temsilci listelerinde gösterilmez.
Arama planına alınmaz.
Atama yapılamaz.
Yeni sonuç kodu atanamaz.
Pasif yapılmış bir müşteri tekrar işlenmek isteniyorsa, önce “aktif” duruma getirilmesi gerekir.
Ek Bilgilendirme: İşlem Raporları ve Kayıt İzleme
Tüm toplu işlemler sistemde işlem logu olarak tutulur.
Yöneticiler, hangi kullanıcı hangi kayıtları ne zaman güncellediğini sistem üzerinden görebilir.
Hatalı işlemler fark edilirse geri alma işlemi manuel olarak kayıt bazlı yapılabilir.
Fonksiyonel Kavramlar Sözlüğü
MÜŞTERİ DURUM KODLARI
C – Callable (Aranabilir)
Açıklama: Müşteri aranmaya hazırdır.
Oluşma Şartı: Aksiyon tarihi yoksa doğrudan, varsa tarihi geldiğinde bu statüye geçer.
Sistem Davranışı: Dialer veya temsilci bu müşteriyi arayabilir.
U – Uncallable (Aranamaz)
Açıklama: Müşteri şu anda aranmaya uygun değildir.
Oluşma Şartı: Aksiyon tarihi gelecekteyse veya müşteri özel olarak beklemeye alındıysa.
Sistem Davranışı: Aksiyon tarihi geldiğinde otomatik olarak tekrar C (Callable) statüsüne geçer.
> Müşteri arandı ve görüşme sonucunda ileri bir tarihe yeni bir aranma planlanırsa sistem bu müşteriyi U – Uncallable (Aranamaz) durumuna çeker.
E – Eliminated (Elenmiş / Sistem Dışı)
Açıklama: Bu müşteri sistemden çıkarılmıştır.
Oluşma Şartı: Veri Yönetimi kısmından müşteriyi kapatma işlemiyle oluşur.
Sistem Davranışı: Hiçbir çağrıya dahil edilmez, müşteri listesinde pasif statüsüne geçer.
K – Knocked Out (Tüm Numaralar Kullanılamaz)
Açıklama: Müşteriye ait aranabilir telefon kalmamıştır.
Oluşma Şartı: Tüm numaralar arandı ve aranabilir numarası kalmamış. Örnek: 3 telefonu var ve 3 numarada yanlış numara olarak sonuç kodu alınmış.
Sistem Davranışı: Kapatılmış olarak kabul edilir, arama dışı kalır.
I – In Progress (Şu Anda Aranıyor)
Açıklama: Müşteri şu anda Dialer tarafından aranmaktadır.
Sistem Davranışı: Arama süresince geçici olarak bu durumdadır.
S – Scheduled (Zamanlanmış)
Açıklama: Müşteri aranmış ancak cevap alınamamıştır. Belirli bir süre sonra tekrar aranacaktır.
Oluşma Şartı: Müşteriye ulaşılamadığı “Cevapsız” veya “Abandoned” gibi sonuç kodları girilirse.
Sistem Davranışı: Zamanı geldiğinde C (Callable) durumuna geçer.
M – Manual (Manuel Randevu)
Açıklama: Temsilci müşteriye bir randevu verip, manuel olarak takip etmek üzere sistemde işaretlemiştir.
Oluşma Şartı: Alınan sonuç kodunda Hem tarih verilip hem de “takvime hatırlat” seçilirse.
Sistem Davranışı: Aksiyon tarihi gelse bile otomatik olarak C’ye geçmez. Manuel arama beklenir.Zamanı geldiğinde temsilciye hatırlatıcı bir pop-up gözükmektedir.
TELEFON DURUM KODLARI
C – Callable (Aranabilir)
Açıklama: Bu numara çağrıya uygundur.
Sistem Davranışı: Arama sırası geldiğinde sistem tarafından aranır.
U – Uncallable (Aranamaz)
Açıklama: Numara çağrıya kapatılmıştır.
Sistem Davranışı: Arama dışıdır, sistem çağrı yapmaz.
P – Phone Number Deleted - PND (Silinmiş / Hatalı Numara)
Açıklama: Numara yanlış veya kullanım dışı işaretlenmiştir.
Oluşma Şartı: Sonuç koduyla numara "telefonu sil" işaretlenirse.
Sistem Davranışı: Bu numara sistem tarafından bir daha çağrılmaz.
B – Blacklisted (Kara Liste)
Açıklama: Numara şikayet almış, engellenmiş veya manuel olarak kara listeye alınmıştır.
Sistem Davranışı: Sistem tarafından tamamen engellenir. Aranmaz.
D – Daily Limit (Günlük Arama Limiti Aşıldı)
Açıklama: Bu numara gün içerisinde tanımlı sayıda arandı.
Sistem Davranışı: Aynı gün yeniden aranmaz. Ertesi gün tekrar aranabilir.
A – Attempt Limit (Toplam Arama Limiti Aşıldı)
Açıklama: Bu numara için maksimum arama denemesi yapılmıştır.
Sistem Davranışı: Artık çağrı yapılmaz, sistem arama listesinden çıkarır.
I – In Progress (Şu Anda Aranıyor)
Açıklama: Numara aktif olarak sistem tarafından aranıyor.
Sistem Davranışı: Arama sırasında geçici olarak bu statüdedir.