Genel Tanım
Görevler Modülü, kurum içerisinde yürütülen iş süreçlerinin planlanması, takibi ve yönetilmesi için kullanılan görev yönetim ekranıdır.
Bu modül üzerinden kullanıcılar görev oluşturabilir, görevleri ilgili kullanıcılara atayabilir, görevlerin süreç içerisindeki ilerleyişini takip edebilir ve görevlere ait raporlamalara erişebilir.
Görevler Modülü, temel olarak iki ana ekrandan oluşur:
Ekran | Açıklama |
Görevler | Görevlerin oluşturulduğu, güncellendiği, ilgili kullanıcılara atandığı ve süreç durumlarının takip edildiği ekrandır. |
Pano | Görevlerin analiz edildiği, performans göstergelerinin izlendiği ve raporlamaların görüntülendiği ekrandır. |
Görevler ekranı operasyonel süreçlerin yönetilmesini sağlar. Pano ekranı ise görevlerin genel durumunu, tamamlanma oranlarını, geciken görevleri ve kaynak bazlı dağılımlarını takip etmek için kullanılır.
Kullanım Amacı
Görevler Modülü, kurum içindeki görevlerin tek ekran üzerinden yönetilmesini sağlar.Bu modül sayesinde görevler oluşturulabilir, ilgili kullanıcılara atanabilir, süreç durumlarına göre takip edilebilir ve tamamlanma durumları analiz edilebilir.Görevler Modülü özellikle iş takibi, süreç yönetimi, sorumluluk dağılımı ve performans izleme amacıyla kullanılır.
Bu modül sayesinde:
Görev oluşturma, güncelleme ve süreç yönetimi tek ekran üzerinden yapılabilir.
Görevler ilgili kullanıcılara atanarak sorumluluk dağılımı yönetilebilir.
Görevlerin süreç içerisindeki ilerleyişi anlık olarak takip edilebilir.
Görevlere dosya ve yorum eklenerek görev geçmişi kayıt altına alınabilir.
Tarih, temsilci, öncelik ve kaynak bazlı filtreleme yapılabilir.
Grafikler ve özet bilgi kartları ile süreç performansı izlenebilir.
Geciken görevler hızlıca tespit edilerek gerekli aksiyonlar planlanabilir.
Pano ekranında görüntülenen istatistiksel veriler, seçilen filtre kriterlerine göre dinamik olarak hesaplanır ve anlık olarak güncellenir.
İşlem Adımları
Görevleri Görüntüleme
Görevler ekranında görevler Kanban yapısında, süreç sütunları altında görüntülenir.
Her sütun, görevin süreç içerisindeki mevcut durumunu gösterir. Görev kartları ilgili süreç sütununun altında yer alır.
Her sütun başlığının yanında bulunan sayı, o süreçte yer alan toplam görev sayısını gösterir.
Süreç Sütunlarını Görüntüleme
Görevler, iş akışı kapsamında tanımlanan süreç sütunlarında görüntülenir. Sütunlar başlangıçta boş gelebilir ve müşterinin ihtiyacına göre şekillendirilebilir.
Süreç | Açıklama |
UnAssigned (Atanmamış) | Henüz herhangi bir kullanıcıya atanmamış görevlerin bulunduğu süreçtir. Bu görevler sorumlu atanmasını bekler. |
Assigned (Atandı) | Bir kullanıcıya atanmış ve işlem süreci başlatılmış veya başlatılmayı bekleyen görevlerin bulunduğu süreçtir. |
OnHold (Beklemede) | Çeşitli nedenlerle işlem süreci geçici olarak durdurulan görevlerin bulunduğu süreçtir. Gerekli koşullar sağlandığında görev tekrar aktif sürece alınabilir. |
Completed (Tamamlandı) | Tüm işlem adımları tamamlanmış ve süreç başarıyla sonuçlandırılmış görevlerin bulunduğu süreçtir. |
Yeni Süreç Sütunu Oluşturma
Yeni bir görev süreci oluşturmak için Görevler ekranının sağ üst bölümünde bulunan + Ekle seçeneği kullanılır.
Yeni süreç oluşturulduktan sonra görevler bu süreç altında yönetilebilir.
Süreç oluşturma genel olarak şu şekilde yapılır:
Görevler ekranı açılır.
Ekranın sağ üst bölümünde bulunan + Ekle seçeneğine tıklanır.
Yeni süreç bilgisi girilir.
Kayıt işlemi tamamlanır.
Oluşturulan süreç, görevlerin yönetilebileceği yeni bir sütun olarak görüntülenir.
Süreç Düzenleme
Her süreç sütununun sağ tarafında bulunan ⋮ üç nokta menüsü üzerinden süreçle ilgili işlemler yapılabilir.
Bu menü üzerinden süreç adı güncellenebilir, süreç ayarları düzenlenebilir ve yetki kapsamına göre süreç kaldırılabilir.
Hızlı Görev Oluşturma
Her süreç sütununun alt bölümünde bulunan + Kayıt Ekle seçeneği ile hızlı görev oluşturulabilir.
Hızlı görev oluşturma işlemi şu şekilde yapılır:
Görev oluşturulacak süreç sütunu belirlenir.
İlgili süreç altında bulunan + Kayıt Ekle seçeneğine tıklanır.
Görev başlığı girilir.
Kayıt işlemi tamamlanır.
Görev, seçilen süreç sütununun altında oluşturulur.
Oluşturulan görev, yetkili kullanıcılar tarafından görüntülenebilir.
Görev Kartını Görüntüleme
Her görev, pano üzerinde görev kartı olarak görüntülenir. Görev kartı üzerinde göreve ait temel bilgiler yer alır. Bu bilgiler sayesinde kullanıcılar görevin mevcut durumunu hızlı şekilde takip edebilir.
Görev kartında genel olarak şu bilgiler yer alır:
Bilgi | Açıklama |
Görev Başlığı | Görevin kısa adını gösterir. |
Öncelik | Görevin önem derecesini gösterir. |
Kaynak | Görevin hangi kanal üzerinden oluşturulduğunu gösterir. |
Bitiş Tarihi | Görevin planlanan tamamlanma tarihini gösterir. |
Yorum Bilgisi | Göreve eklenen toplam yorum sayısını gösterir. |
Görev Durumu | Görevin bulunduğu süreç sütununa göre belirlenir. |
Görev Bilgilerini Güncelleme
Görev kartına tıklandığında görev detay ekranı açılır. Bu ekran üzerinden görev bilgileri güncellenebilir.
Görev detay ekranında yapılabilecek işlemler şunlardır:
Görev başlığı güncellenebilir.
Görev açıklaması düzenlenebilir.
Öncelik seviyesi değiştirilebilir.
Sorumlu kullanıcı ataması yapılabilir.
Bitiş tarihi tanımlanabilir.
Dosya eklenebilir.
Göreve yorum eklenebilir.
Yapılan değişiklikler kaydedilebilir.
Yapılan güncellemeler kayıt işlemi tamamlandıktan sonra sistem üzerinde anlık olarak görüntülenir.
Görev Durumunu Güncelleme
Görev kartları, sürükle ve bırak yöntemiyle farklı süreç sütunlarına taşınabilir. Bir görev kartı farklı bir sütuna taşındığında, görevin süreç durumu sistem tarafından otomatik olarak güncellenir.
Örneğin Assigned sütunundaki bir görev Completed sütununa taşındığında, görev tamamlandı sürecine geçmiş olur.
Pano Ekranını Kullanma
Pano ekranı, görevlerin genel durumunu analiz etmek ve süreç performansını takip etmek için kullanılır.
Bu ekranda görevler farklı kriterlere göre filtrelenebilir. Filtreleme sonucunda elde edilen veriler grafikler, bilgi kartları ve listeler üzerinden görüntülenir.
Görevleri Filtreleme
Pano ekranının üst bölümünde filtreleme alanı bulunur. Bu alan kullanılarak görevler belirli kriterlere göre listelenebilir.
Filtreleme işlemi şu şekilde yapılır:
Pano ekranı açılır.
Filtreleme alanında kullanılacak kriterler seçilir.
Başlangıç tarihi, bitiş tarihi, temsilci, öncelik veya kaynak bilgisi belirlenir.
Filtrele butonuna tıklanır.
Pano ekranındaki grafikler, bilgi kartları ve listeler seçilen kriterlere göre güncellenir.
Görev Kartı Alanları
Alan | Açıklama |
Görev Başlığı | Görevin kısa adını ifade eder. |
Öncelik | Görevin önem derecesini gösterir. |
Kaynak | Görevin hangi kanal üzerinden oluşturulduğunu gösterir. |
Bitiş Tarihi | Görevin planlanan tamamlanma tarihini gösterir. |
Yorum Bilgisi | Göreve eklenmiş toplam yorum sayısını gösterir. |
Görev Durumu | Görevin hangi süreç içerisinde bulunduğunu gösterir. |
Öncelik Seviyeleri
Öncelik | Açıklama |
Acil | Derhal müdahale edilmesi gereken, ertelenmesi mümkün olmayan ve en kısa sürede tamamlanması gereken kritik görevleri ifade eder. |
Yüksek | Öncelikli olarak değerlendirilmesi ve kısa süre içinde tamamlanması gereken önemli görevleri ifade eder. |
Normal | Standart iş akışı kapsamında planlanan süre içerisinde yürütülen görevleri ifade eder. |
Düşük | Aciliyet seviyesi düşük olan ve planlanan iş akışına göre uygun zamanda tamamlanabilecek görevleri ifade eder. |
Kaynak Alanı
Kaynak bilgisi, görevin hangi kanal üzerinden oluşturulduğunu gösterir.
Kaynak | Açıklama |
System (Sistem) | Dışarıdan otomatik olarak oluşturulan görevleri ifade eder. |
Chat (Sohbet) | Sohbet modülü üzerinden oluşturulan görevleri ifade eder. |
Manuel | Kullanıcı tarafından manuel olarak oluşturulan görevleri ifade eder. |
Bitiş Tarihi Alanı
Bitiş tarihi, görevin planlanan tamamlanma tarihini gösterir. Göreve herhangi bir bitiş tarihi tanımlanmamışsa görev kartı üzerinde “Bitiş Tarihi Yok” ifadesi görüntülenir.
Pano Filtreleme Alanları
Filtre | Açıklama |
Başlangıç Tarihi | Raporlamaya dahil edilecek tarih aralığının başlangıç tarihini ifade eder. |
Bitiş Tarihi | Raporlamaya dahil edilecek tarih aralığının bitiş tarihini ifade eder. |
Temsilci | Belirli bir kullanıcıya ait görevlerin görüntülenmesini sağlar. |
Öncelik | Görevlerin öncelik seviyelerine göre filtrelenmesini sağlar. |
Kaynak | Görevlerin oluşturulduğu kaynağa göre filtrelenmesini sağlar. |
Özet Bilgi Kartları
Pano ekranında filtreleme sonucunda elde edilen veriler, ekranın üst bölümündeki özet bilgi kartlarında görüntülenir.
Bilgi Kartı | Açıklama |
Toplam Görev | Seçilen filtre kriterlerine uygun toplam görev sayısını gösterir. |
Açık Görev | Henüz tamamlanmamış ve aktif durumda bulunan görevlerin toplam sayısını gösterir. |
Tamamlanan Görev | Başarıyla tamamlanmış görevlerin toplam sayısını gösterir. |
Geciken Görev | Bitiş tarihi geçmiş olmasına rağmen tamamlanmamış görevlerin toplam sayısını gösterir. |
Tamamlanma Oranı | Tamamlanan görevlerin toplam görev sayısına oranını yüzdesel olarak gösterir. |
Ortalama Çözüm Süresi | Tamamlanan görevlerin ortalama sonuçlanma süresini gösterir. |
Geciken Görevler Alanı
Pano ekranının alt bölümünde Geciken Görevler listesi yer alır.
Bu alan, bitiş tarihi geçmiş ancak henüz tamamlanmamış görevlerin takip edilmesini sağlar.
Alan | Açıklama |
Ünvan | Görevin başlığını ifade eder. |
Durum | Görevin bulunduğu mevcut süreç durumunu gösterir. |
Öncelik | Görevin önem derecesini gösterir. |
Atanan | Görevden sorumlu kullanıcı veya kullanıcıları gösterir. |
Bitiş Tarihi | Görevin planlanan tamamlanma tarihini gösterir. |
Gecikme (Gün) | Görevin planlanan bitiş tarihinden itibaren kaç gün geciktiğini gösterir. |
Buton / İkon / Aksiyon Açıklamaları
Buton / İkon / Aksiyon | Açıklama |
+ Ekle | Görevler ekranında yeni süreç sütunu oluşturmak için kullanılır. |
⋮ Üç Nokta Menüsü | Süreç sütunu üzerinde düzenleme, ayar güncelleme veya yetki kapsamında kaldırma işlemlerine erişmek için kullanılır. |
+ Kayıt Ekle | İlgili süreç sütunu altında hızlı görev oluşturmak için kullanılır. |
Görev Kartı | Görev detaylarını görüntülemek ve görev bilgilerini güncellemek için seçilir. |
Sürükle ve Bırak | Görevin süreç durumunu değiştirmek için görev kartının farklı bir sütuna taşınmasını sağlar. |
Filtrele | Pano ekranında seçilen filtre kriterlerine göre raporlama verilerini günceller. |
Yorum Simgesi | Göreve eklenmiş toplam yorum sayısını gösterir. |
Kaydet | Görev detaylarında yapılan değişikliklerin sisteme kaydedilmesini sağlar. |
Yetki ve Erişim Bilgileri
Görevler Modülü, görev oluşturma, görev görüntüleme, görev güncelleme, süreç düzenleme ve pano raporlarını takip etme işlemleri için kullanılır.
Oluşturulan görevler, yetkili kullanıcılar tarafından görüntülenebilir. Süreç kaldırma işlemi, yetki kapsamına göre yapılabilir. Kullanıcının ilgili yetkisi yoksa süreç kaldırma işlemini gerçekleştiremeyebilir.
Görevlerin hangi kullanıcılar tarafından görüntülenebileceği, güncellenebileceği veya silinebileceği sistemde tanımlanan kullanıcı yetkilerine göre belirlenir.
Görevler Modülü için detaylı rol, profil veya yetki bilgisi mevcut dokümanda ayrıca belirtilmemiştir. Bu alan sistemdeki yetki yapısına göre tamamlanmalıdır.
Hata / Uyarı / Sorun Durumları
• Göreve bitiş tarihi tanımlanmamışsa görev kartı üzerinde “Bitiş Tarihi Yok” ifadesi görüntülenir. Bu ifade hata değildir; göreve planlanan tamamlanma tarihi girilmediğini gösterir.
• Bir görev, bitiş tarihi geçmiş olmasına rağmen tamamlanmamışsa Pano ekranındaki Geciken Görevler listesinde görüntülenir.
• Görev kartı farklı bir süreç sütununa taşındığında görev durumu otomatik olarak güncellenir. Görev beklenen sütunda görünmüyorsa farklı bir süreç sütununa taşınmış olabilir.
• Filtreleme sonrasında veri görüntülenmiyorsa seçilen tarih, temsilci, öncelik veya kaynak kriterlerine uygun görev bulunmuyor olabilir.
• Pano ekranındaki istatistikler, seçilen filtre kriterlerine göre hesaplanır. Bu nedenle farklı filtre seçimlerinde bilgi kartlarındaki sayılar değişebilir.
• Görev veya süreç işlemlerinde butonlar görüntülenmiyor ya da işlem yapılamıyorsa kullanıcının ilgili işlem için yetkisi olmayabilir.
• Mevcut dokümanda özel hata mesajları ayrıca belirtilmemiştir. Sistem uyarıları ve hata mesajları varsa bu bölüme eklenmelidir.
Dikkat Edilmesi Gerekenler
• Görevler ekranındaki süreç sütunları müşterinin ihtiyacına göre şekillendirilebilir.
• Her sütun başlığının yanında yer alan sayı, ilgili süreçte bulunan toplam görev sayısını gösterir.
• Görev kartını farklı bir sütuna taşımak, görevin süreç durumunu değiştirir.
• Görevlerde yapılan güncellemeler kaydedildikten sonra sistem üzerinde anlık olarak görüntülenir.
• Pano ekranındaki veriler, seçilen filtre kriterlerine göre dinamik olarak hesaplanır.
• Geciken görevler, öncelikli olarak değerlendirilmesi gereken görevlerin hızlı tespit edilmesini sağlar.
• Göreve dosya ve yorum eklenmesi, görev geçmişinin kayıt altında tutulmasına yardımcı olur.
• Kaynak bilgisi, görevin sistemden, sohbet modülünden veya manuel olarak oluşturulduğunu anlamak için kullanılır.
• Öncelik seviyesi, görevlerin hangi sırayla ele alınması gerektiğini belirlemeye yardımcı olur.