Toplu Gönderim modülü, tek seferde birden fazla kişiye E-posta, SMS veya WhatsApp Business üzerinden mesaj gönderimi yapmanızı sağlar.
Modüle erişmek için:
Giriş yaptıktan sonra → Araçlar → Toplu Gönderim menüsüne gidin.
Bu ekranda üst bölümde iki seçenek bulunur:
E-posta
SMS
Gönderim yapmak istediğiniz kanalı seçerek aşağıdaki adımları uygulayabilirsiniz.
E-posta ile Toplu Gönderim
E-posta sekmesini seçtiğinizde, toplu e-posta gönderebilmek için aşağıdaki alanları doldurmanız gerekir.
Adım 1 — Sağlayıcı Seçin
E-posta gönderimi için sistemde daha önce eklenmiş e-posta hesaplarınız “Sağlayıcı” alanında listelenir.
Sağlayıcı seçiniz alanından bir e-posta sağlayıcısı seçin.
Not: Eğer listede sağlayıcı yoksa önce ilgili e-posta hesabının sistemde tanımlı olması gerekir. Bu işlemi Ayarlar → Sağlayıcılar → E-posta menüsü üzerinden yapabilirsiniz.
Adım 2 — Alıcıları Belirleyin
E-posta gönderiminde alıcı bilgilerini düzenleyebilirsiniz.
Burada klasik e-posta mantığı vardır:
Alıcı(lar)
CC/BCC gibi kopya alanları (varsa)
Adım 3 — Konu ve Mesaj İçeriğini Yazın
Konu alanını doldurun
Mesaj metnini girin
Adım 4 — Gönder
Tüm bilgileri tamamladıktan sonra sağ alttan Gönder butonuna basın.
SMS ile Toplu Gönderim
SMS sekmesini seçtiğinizde iki temel seçim yapılır:
Gönderim Tipi
Sistem: Sistemde tanımlı gönderim altyapısı üzerinden gönderim
Dış Kaynak: Harici kaynak üzerinden gönderim (varsa)
Özel: Belirli numaralara manuel gönderim
Tip
SMS
WhatsApp Business
SMS gönderimi için “Tip” alanında SMS seçilmelidir.
2.1 Sistem ile SMS Gönderimi
Bu yöntem, filtrelerle kişi seçip toplu SMS göndermek için kullanılır.
Adım 1 — Operatör / Sağlayıcı Seçin
Operatör alanından SMS altyapınızı seçin.
Eğer bu alan boşsa, SMS sağlayıcısının sistemde tanımlı olması gerekir.
Adım 2 — Proje Seçin
Proje alanından ilgili projenizi seçin.
Adım 3 — Şablon Seçin / Oluşturun
Şablon alanından SMS içeriğini belirlemeniz gerekir:
Eğer şablonunuz varsa listeden seçebilirsiniz.
Şablonunuz yoksa sağdaki Şablonlar butonuna basarak açılan ekrandan yeni şablon oluşturabilirsiniz.
Şablonlar, dinamik hale getirilebilir.
Şablon içinde müşteri verileri otomatik doldurulabilir.
Örnek kullanım (dinamik alan mantığı):
müşteri adı / soyadı
müşteri numarası
ürün adı / ürün numarası
Bu sayede tek tek mesaj yazmak yerine, kişiye özel mesajlar otomatik üretilmiş olur.
Adım 4 — Filtre Seçin / Oluşturun
Toplu gönderimde filtre kullanarak hedef kitle belirleyebilirsiniz.
Daha önce oluşturduğunuz filtreler varsa Filtre alanından seçebilirsiniz.
Filtre yoksa sağdaki Filtreler butonuna basarak yeni filtre tanımlayabilirsiniz.
Filtre oluşturma ekranı içerisinde:
Proje seçilir
Filtre için görünen ad yazılır
Koşul eklemek için (+) ikonuna basılır
Koşul satırlarında şu mantık kullanılır:
Başlık (hangi alan)
Operatör (eşittir, küçük, büyük vb.)
Değer (girilecek değer)
Örnek filtreler:
“Adı Ahmet olanlar”
“Şehri İstanbul olanlar”
Adım 5 — Gönder
Şablon + Filtre seçildikten sonra Gönder butonuyla toplu SMS gönderimi yapılır.
Şablon Oluşturma (SMS / WhatsApp / E-posta)
Toplu gönderimlerde her alıcıya tek tek mesaj yazmak yerine şablon kullanılır.
Şablonlar sayesinde mesaj metni sabit kalır, müşteri bilgileri ise otomatik olarak doldurulur.
Şablon oluşturmak için:
Toplu Gönderim ekranında → Şablon alanının yanındaki “Şablonlar” butonuna tıklayın.
Açılan ekranda daha önce oluşturulmuş şablonlar listelenir.
Burada:
Mevcut şablonları görebilir
Düzenleyebilir
Silme işlemi yapabilir
Yeni şablon ekleyebilirsiniz
Yeni bir şablon oluşturmak için sağ üstteki + Ekle butonuna basın.
Yeni Şablon Ekleme Ekranı
“Ekle” butonuna bastığınızda aşağıdaki alanların bulunduğu form açılır:
Proje Seçimi
Şablonun hangi projede kullanılacağını belirler.
Proje alanından ilgili projeyi seçin
Bu şablon sadece seçilen proje içinde kullanılabilir
Kuyruk (Queue) Seçimi
Şablonun hangi kuyruk(lar) için geçerli olacağını belirler.
Birden fazla kuyruk seçilebilir
Seçilen kuyruklardaki kayıtlar için bu şablon kullanılabilir
Eğer tüm kuyruklarda kullanılacaksa ilgili tüm kuyrukları seçmeniz gerekir.
Görünen Ad
Bu alan, şablonun sistemde nasıl görüneceğini belirler.
Örnek:
Borç Hatırlatma SMS
Kampanya Duyurusu
Ödeme Bilgilendirme
Bu isim müşteriye gönderilmez, sadece kullanıcıların şablonu ayırt etmesi içindir.
Mesaj Metni
Asıl gönderilecek mesajın yazıldığı alandır.
Buraya düz metin yazabilir veya dinamik alanlar ekleyebilirsiniz.
Dinamik Alan (Değişken) Kullanımı
Mesajın kişiye özel olmasını sağlayan alanlardır.
Ekrandaki gri butonlar, sisteme kayıtlı alanları temsil eder.
Örnek alanlar:
Müşteri Adı
Müşteri No
Borç Tutarı
Son Arama Tarihi
Kuyruk
Temsilci
vb.
Bir alan eklemek için:
Sürüle-Bırak mantığı ile istenen değişkenleri metin kutusuna sürükleyebilirsiniz.
Sistem bu alanları gönderim sırasında ilgili kişinin verisiyle doldurur.
Örnek Şablon Mesajı
Merhaba {{customer_name}}, {{Borç Tutarı}} tutarında gecikmiş borcunuz bulunmaktadır. Detaylı bilgi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.Gönderim sırasında sistem bunu şu hale çevirir:
Merhaba Ahmet Yılmaz,
2.450 TL tutarında gecikmiş borcunuz bulunmaktadır...
Şablonu Kaydetme
Tüm alanları doldurduktan sonra:
Sağ alttaki Ekle butonuna basın
Şablon kaydedilir ve listeye eklenir
Artık toplu gönderim sırasında bu şablonu seçebilirsiniz
İptal etmek için Vazgeç butonu kullanılabilir.
Önemli Detaylar
Şablon isimlerini açıklayıcı yazın
Mesajları kısa ve net tutun (özellikle SMS için)
Dinamik alanların doğru çalıştığını görmek için küçük bir test gönderimi yapın
WhatsApp gönderimlerinde yalnızca onaylı şablon metinleri kullanılabilir. SMS şablonları WhatsApp için kullanılamaz.
2.2 Özel SMS Gönderimi (Manuel Numara)
Sadece belirli numaralara SMS göndermek istiyorsanız Gönderim Tipi: Özel seçilir.
Bu kullanımda filtreye gerek yoktur.
Adımlar:
Operatör / Sağlayıcı seçin
Proje seçin
Şablon seçin
Telefon Numaraları alanına numaraları girin
Telefon numaralarını birden fazla girmek için virgül kullanabilirsiniz:
Örnek:
05xx..., 05xx..., 05xx...
Son olarak Gönder butonuna basın.
2.3 Dış Kaynak ile Excel Yükleyerek SMS Gönderimi
Toplu SMS gönderiminde, hedef numaraları filtre ile seçmek yerine Excel dosyası yükleyerek de gönderim yapabilirsiniz. Bu yöntem özellikle dışarıdan alınmış müşteri listeleri için kullanılır.
Adım 1 — Gönderim Tipini Seçin
Gönderim Tipi:
Dış KaynakTip:
SMS
Bu seçimi yaptığınızda Excel yükleme alanı aktif hale gelir.
Adım 2 — Operatör ve Proje Seçin
Operatör alanından SMS sağlayıcınızı seçin.
Proje alanından ilgili projenizi seçin.
Adım 3 — Excel Dosyanızı Yükleyin
Ekranda bulunan Dosya alanından Excel dosyanızı yükleyin.
Excel dosyası, sistemin istediği formatta hazırlanmalıdır.
Örnek Excel Şablonu: voyce_sms_pattern.xlsx
Excel Formatı (Zorunlu Sütunlar)
Excel dosyası içerisinde aşağıdaki sütunlar bulunmalıdır:
Telefon → SMS gönderilecek telefon numarası
Mesaj → O numaraya gönderilecek SMS metni
Önemli:
Her satır bir kişiyi temsil eder.
Her satırda telefon ve mesaj bilgisi dolu olmalıdır.
Telefon numarası formatının hatalı olması durumunda gönderim başarısız olabilir.
Adım 4 — Gönder
Excel yüklendikten sonra sağ alttaki Gönder butonuna basarak toplu SMS gönderimini başlatabilirsiniz.
WhatsApp Business ile Toplu Gönderim
WhatsApp üzerinden mesaj gönderebilmek için sistemde WhatsApp Business bağlantısının yapılmış olması gerekir.
Tip alanında: WhatsApp Business seçilmelidir.
WhatsApp Business tarafında da iki kullanım vardır:
Sistem (filtreli toplu gönderim)
Özel (manuel numara ile gönderim)
Mantık SMS ile aynıdır:
Sağlayıcı seçilir
Proje seçilir
Onaylı şablon seçilir
Filtre seçilir / oluşturulur
Gönderilir
WhatsApp’ta yalnızca onaylı şablonlar ile gönderim yapılabilir.
WhatsApp Gönderim Limitleri Hakkında
WhatsApp gönderim limitleri işletme durumuna göre değişebilir:
İşletme doğrulaması yoksa: günlük daha düşük limitlerle başlar.
İşletme doğrulaması varsa: daha yüksek limitlere çıkabilir.
Limit artırımı ve WhatsApp yönetimi için Voyce ekibi ile iletişime geçebilirsiniz.
4) Mesaj Ön İzleme
Ekranın sağ tarafında bulunan telefon alanı, seçtiğiniz şablonun hedef kişilere nasıl görüneceğini gösterir.
Bu bölüm sayesinde mesajı göndermeden önce:
metin akışı
dinamik alanların görünümü
genel mesaj düzeni
kontrol edilebilir.